Kort antwoord
De AVG noemt geen vaste termijn. Je mag beeld waarop mensen herkenbaar zijn niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor je het maakte. Die termijn bepaal je zelf, je onderbouwt hem en je zet hem in je privacyverklaring. Trekt iemand zijn toestemming in, dan gaat het beeld ook uit je archief. Loop je archief daarom geregeld na, en verwijder of anonimiseer wat je niet meer nodig hebt.
Een fotoarchief groeit vanzelf. Elke shoot, elk event, elke reel levert meer op dan je gebruikt. Bewaren lijkt gratis, want opslag is goedkoop. Maar zolang er herkenbare mensen op staan, zijn het persoonsgegevens, en die mag je niet eindeloos houden.
De regel: niet langer dan nodig
De AVG heeft er een eigen term voor: opslagbeperking (artikel 5). Je bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor je ze verwerkt. De AP zegt erbij dat de AVG geen concrete termijn noemt. Je bepaalt hem zelf, op basis van twee vragen:
- Geldt er een wettelijke termijn, of loopt er een procedure waarvoor je het nodig hebt?
- Hoe lang heb je het beeld nodig voor het doel waarvoor je het maakte?
Het uitgangspunt is zo kort mogelijk.
Wat je vastlegt
- Je termijnen en waarom. Bijvoorbeeld in je privacybeleid. Vraagt de AP ernaar, dan kun je het uitleggen. De AP kijkt of je onderbouwing redelijk is.
- Dezelfde termijnen in je privacyverklaring. Dan weten de mensen op je foto’s hoe lang je ze bewaart.
- Bij elke serie: waarvoor en op welke grondslag. Een map “Event 2026, toestemming via melding bij de ingang, voor verslag op website en socials” is later goud waard.
Voorbeeld van een bewaarschema
Vul dit in voor je eigen situatie. De termijnen hieronder zijn een voorbeeld, geen norm: jij bepaalt en onderbouwt ze.
| Soort beeld | Doel | Bewaren tot | Daarna |
|---|---|---|---|
| Gepubliceerde eventfoto’s | Verslag op website en socials | [Zolang het bericht online staat, plus 1 jaar] | Verwijderen of onherkenbaar maken |
| Niet-gebruikte selectie van een event | Achter de hand voor het verslag | [6 maanden na het event] | Verwijderen |
| Teamportretten | Teampagina | [Tot uitdiensttreding plus 1 maand] | Verwijderen, tenzij anders afgesproken |
| Beeld in een lopende campagne | Advertenties | [Einde campagne] | Archief met duidelijke grondslag, of verwijderen |
| Beeld van kinderen | Album voor deelnemers | [1 jaar] | Verwijderen |
Als iemand toestemming intrekt
Dan gelden je termijnen niet meer voor die persoon. De AP is er bij evenementfoto’s duidelijk over: je blurt de persoon of verwijdert de foto’s, en dat geldt ook voor je eigen fotoarchief, niet alleen voor je website. Een archief waarin je snel kunt zoeken op event en datum maakt dat een klus van minuten.
Opruimen, ook als niemand erom vraagt
De AP raadt aan om geregeld na te lopen wat je bewaart. Zijn de gegevens niet meer nodig, dan vernietig je ze, of je anonimiseert ze. Bij foto’s betekent anonimiseren dat niemand nog herkenbaar is. Ook een postuur of houding kan iemand al herkenbaar maken. Zet een vast moment in je agenda, bijvoorbeeld elk kwartaal, en ruim op volgens je schema. Zo blijft je archief ook gewoon bruikbaar.
En de bestanden bij je fotograaf?
Je fotograaf bewaart vaak ook een kopie, zeker de onbewerkte bestanden. Spreek af hoe lang, en wat er daarna mee gebeurt. Is de fotograaf je verwerker, dan hoort dat in de verwerkersovereenkomst: na afloop teruggeven of verwijderen, ook de kopieën.
Dit is geen juridisch advies. Twijfel je over een specifieke situatie, lees dan de pagina’s van de AP hieronder of vraag een jurist.