Kort antwoord
Ja, als je het vooraf goed regelt. Voor een bedrijf geldt de AVG: je hebt een grondslag nodig, en dat is bij evenementen bijna altijd toestemming. Die toestemming mag uit gedrag blijken, bijvoorbeeld doordat gasten na een duidelijke melding bij de ingang naar binnen lopen. Je moet dan wel kunnen laten zien dat je ze goed hebt geïnformeerd, iedereen moet makkelijk nee kunnen zeggen, en wie later bezwaar maakt, haal je van je kanalen én uit je archief.
Wie een fotograaf voor een evenement boekt, loopt vroeg of laat tegen deze vraag aan. Terecht: een sfeerfoto van je jubileum is snel gepost, maar op die foto staan mensen die er iets van mogen vinden. Hieronder staat wat de regels vragen, en hoe je het op de dag zelf praktisch regelt.
Twee regels tegelijk: AVG en portretrecht
De AVG. Een foto waarop iemand herkenbaar is, is een persoonsgegeven. De uitzondering voor privégebruik geldt niet zodra er een bedrijf of organisatie achter de foto zit. Je hebt dus een grondslag nodig, en volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is dat bij evenementen “veruit het meest” toestemming.
Het portretrecht. Dat staat in de Auteurswet en komt daar bovenop. Het maakt verschil of een portret in opdracht van de persoon zelf is gemaakt, zoals een bestelde portretfoto. Dan mag je het alleen met diens toestemming publiceren. Sfeerfoto’s op je event zijn meestal niet zo’n portret. Die mag je in beginsel publiceren, tenzij iemand een redelijk belang heeft om dat tegen te houden, bijvoorbeeld zijn privacy. Of dat belang zwaarder weegt, beslist uiteindelijk de rechter.
Je moet aan allebei voldoen. Wie netjes toestemming heeft gevraagd, heeft daarmee meestal ook het portretrecht afgedekt, maar een redelijk belang kan los daarvan blijven spelen.
Toestemming hoeft geen handtekening te zijn
De AP is hier praktischer dan veel mensen denken. Toestemming moet blijken uit een duidelijke, actieve handeling, maar dat mag gedrag zijn: iemand loopt na een duidelijke melding via de ingang het evenement op. Twee voorwaarden:
- Je hebt je gasten vooraf goed geïnformeerd, en dat kun je aantonen.
- Wie niet op de foto wil, krijgt een gelijkwaardig alternatief en wordt niet benadeeld.
Je moet gasten vier dingen vertellen: wie je bent (naam en adres), waarvoor je de beelden gebruikt, welke gegevens je vastlegt, en dat ze hun toestemming mogen intrekken. Dat moet in duidelijke, eenvoudige taal. Een bord bij de entree of een regel bij de kaartverkoop is genoeg.
Bordtekst om over te nemen
Zet dit in je uitnodiging, bij de registratie en op een bord bij de ingang. Vul de haken in:
Op dit evenement fotograferen en filmen we. [Naam organisatie], [adres], gebruikt de foto’s en video’s voor [een verslag op onze website, LinkedIn en Instagram]. Liever niet op de foto? Neem bij de ingang een [rode sticker], dan laat onze fotograaf je erbuiten. In [de lounge] fotograferen we niet. Toch op een foto beland en wil je dat niet? Mail [adres], dan halen we hem weg.
Bewaar een foto van het bord en de tekst van je uitnodiging. Dat is je bewijs dat je hebt geïnformeerd.
Zo maak je nee zeggen makkelijk
De AP noemt zelf de oplossingen die op een event werken:
- Een teken. Een sticker of keycord voor wie niet op de foto wil. Spreek vooraf met je fotograaf af welke kleur wat betekent.
- Een fotovrije zone. Een deel van de zaal of het terrein waar niet gefotografeerd of gefilmd wordt. Die zone moet wel gelijkwaardig zijn: niet het hoekje bij de toiletten, maar een plek waar je net zo goed bij het programma kunt zijn.
- Achteraf onherkenbaar maken. Gasten die toch in beeld kwamen, blur je voor publicatie.
Voor een fotograaf is zo’n teken prettig werken. We hoeven niet bij elke groepsfoto te vragen of het goed is, en we weten precies wie we moeten ontwijken.
Als iemand achteraf bezwaar maakt
Intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven. Een mailadres op het bord is genoeg, en de AP noemt ook een knop bij de foto’s op je site: “Bent u te zien op deze foto en wilt u dat niet? Klik dan hier.”
Trekt iemand zijn toestemming in, dan blur je die persoon of haal je de foto weg. Dat geldt voor je site en je socials, maar ook voor je eigen fotoarchief. Vraag je fotograaf daarom om beelden aan te leveren in een structuur waarin je ze snel terugvindt.
Drie situaties die meer vragen
- Je eigen medewerkers. Werknemers zijn ook gasten, maar tussen werkgever en werknemer is er een machtsverhouding. Wie nee zegt, mag daar geen nadeel van hebben. Gebruik je foto’s van je team in wervingscampagnes of advertenties, vraag dan apart toestemming.
- Kinderen onder de zestien. Is toestemming je grondslag, dan heb je de toestemming van een ouder of voogd nodig (Uitvoeringswet AVG, artikel 5). Op een familiedag regel je dat dus bij de aanmelding.
- Gevoelige gegevens. Laat een foto iemands gezondheid, geloof, afkomst of politieke voorkeur zien, bijvoorbeeld op een religieuze bijeenkomst, dan gelden strengere regels. Voor een gewone bedrijfsborrel of een algemeen evenement speelt dat meestal niet.
Advertenties zijn een andere stap
Een verslag van je event op LinkedIn is iets anders dan een betaalde campagne met het gezicht van een gast erin. Wil je evenementfoto’s later in advertenties gebruiken, noem dat dan al in je melding, of vraag de mensen op die foto’s alsnog apart om toestemming.
Dit is geen juridisch advies. Twijfel je over een specifieke situatie, vraag het dan na bij een jurist of lees de pagina’s van de AP hieronder.