Kort antwoord
Begin bij waar de foto’s terechtkomen, niet bij de dag zelf. Een liggende website-header vraagt iets anders dan een staande LinkedIn-foto of een advertentie van 4 bij 5. Zet die plekken, de foto’s die je nodig hebt en wie er in beeld komt op één A4, en bespreek dat met je fotograaf. Regel daarna de locatie, de kleding en de toestemming van je team, en leg vast waar je de foto’s mag gebruiken.
Een goede shoot hangt minder af van de mooiste locatie dan van één ding: vooraf weten waar elke foto terechtkomt. Dan kun je op de dag zelf kijken, bijsturen en spelen, in plaats van hopen dat er iets bruikbaars tussen zit.
1. Begin bij waar de foto’s terechtkomen
Loop je kanalen langs en schrijf per plek op welk formaat je nodig hebt. Dat bepaalt hoe er gefotografeerd wordt: een liggende foto laat zich niet zomaar staand bijsnijden zonder dat er iets wegvalt.
| Waar | Formaat | Let op |
|---|---|---|
| Website, bovenaan een pagina | Liggend, breed | Ruimte links of rechts voor een kop |
| Over-ons- of teampagina | Gelijke portretten | Zelfde licht en achtergrond voor iedereen |
| LinkedIn-profiel | Vierkant, gezicht centraal | Wordt rond bijgesneden |
| LinkedIn- of Instagram-feed | Staand, 4 bij 5 | Neemt in de feed de meeste ruimte in |
| Stories en reels | Staand, 9 bij 16 | Boven en onder valt tekst van de app over je foto |
| Drukwerk | Hoge resolutie | Vraag om aparte bestanden voor print |
2. De briefing van één A4
Neem dit over en vul het in. Stuur het een week voor de shoot naar je fotograaf.
Waarvoor: [nieuwe website, LinkedIn, vacatures, een campagne] Wat het moet uitstralen: [drie woorden, bijvoorbeeld: vakkundig, toegankelijk, nuchter] Voorbeelden: [drie foto’s die je mooi vindt, en één die je juist níet wilt] Lijst met foto’s: [bijvoorbeeld: portret van elk teamlid, groepsfoto, twee beelden van het werk aan de bank, één detail van het product, een liggende foto van de werkplaats] Wie in beeld: [namen, en wie wanneer beschikbaar is] Locatie: [adres, parkeren, toegang, wie de deur opendoet] Gebruik: [website en socials, of ook advertenties en drukwerk]
Zet de belangrijkste foto bovenaan je lijst. Loopt de dag anders dan gepland, dan weet iedereen wat er in elk geval moet gebeuren.
3. De locatie
- Op je eigen plek. Ruim werkplekken op, haal klantgegevens en vertrouwelijke papieren weg en kijk wat er op schermen en whiteboards staat. Stuur je fotograaf vooraf een paar foto’s met je telefoon van de ruimtes, zodat die weet wat voor licht er is.
- In een studio. Kies je voor volledig gecontroleerd licht, zoals bij gelijke teamportretten of productfoto’s, dan is een studio vaak sneller. Onze studio aan de Schiedamse Vest in Rotterdam heeft flitslicht, softboxen en achtergronddoek voor precies dat werk.
- Buiten. Spreek een uitwijkmoment af voor slecht weer, en houd er rekening mee dat het licht rond het middaguur het hardst is.
4. Kleding
- Kies kleding waarin je je prettig voelt en waarin klanten je herkennen. Een pak heeft alleen zin als je dat in je werk ook draagt.
- Vermijd fijne streepjes en kleine ruitjes. Die kunnen op een foto gaan flikkeren (moiré).
- Effen kleuren werken het best. Stem bij een teamfoto de kleuren af, maar laat niet iedereen hetzelfde dragen.
- Neem een tweede outfit mee, en strijk alles de avond ervoor. Kreukels en pluisjes kosten achteraf meer tijd om weg te werken dan vooraf.
5. Je team en toestemming
Fotografeer je medewerkers voor je website of promotie, dan heb je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in de meeste gevallen hun toestemming nodig. Tussen werkgever en werknemer bestaat een machtsverhouding: wie niet mee wil doen, mag daar geen nadeel van hebben. Medewerkers mogen hun toestemming ook later intrekken, zonder reden. Dan haal je hun foto’s weg. Vraag het dus vooraf, per persoon, en noem waar de foto’s komen.
6. Afspraken over gebruik
Betalen voor een shoot betekent niet dat jij de foto’s bezit. Het auteursrecht blijft bij de maker. Wat je krijgt, is toestemming om ze te gebruiken: een licentie. Een overdracht van het auteursrecht moet schriftelijk, net als een exclusieve licentie.
Leg daarom vast:
- waar je de foto’s mag gebruiken (website, socials, advertenties, drukwerk) en hoe lang;
- of je ze mag bijsnijden of bewerken;
- hoeveel bewerkte foto’s je krijgt, in welke formaten, en wanneer;
- of de fotograaf ze in zijn eigen portfolio mag laten zien.
Op de dag zelf
Kijk samen naar de eerste testbeelden, op een scherm en niet alleen op het camerascherm. Zo zie je meteen of de stijl klopt en kun je bijsturen voordat de helft van de lijst al is gefotografeerd. Je hoeft geen poses te oefenen. Zeg gerust dat je het spannend vindt, dan geeft de fotograaf je aanwijzingen. Dat is zijn werk, niet het jouwe.